Wie Sie einen Rent Roll mit KI erstellen: Schritt für Schritt

Eine Rent Roll ist das eine Dokument, nach dem ein Kreditgeber, ein Käufer oder Ihr eigener Buchhalter als Erstes fragen wird. Es ist auch das Dokument, das am häufigsten als Tabellenblatt geführt wird, das von drei Personen bearbeitet wird und dem niemand so recht vertraut.

Die Kluft zwischen diesen beiden Tatsachen ist der Grund, warum Deals ins Stocken geraten. Eine Rent Roll, die nicht mit den Mietakten übereinstimmt, ist kein Formatierungsproblem – es ist ein Due-Diligence-Problem.

Dieser Leitfaden zeigt, was das Dokument enthalten muss und wie Sie eines aus den Unterlagen erstellen, die Sie bereits vorliegen haben. Er zeigt auch, wo die Berechnungen zur Belegung fehlerhaft sein können und wie sich die Tabelle von der T12 unterscheidet, die normalerweise daneben liegt.

Was eine Rent Roll ist

Eine Rent Roll ist eine einheitenweise Aufstellung darüber, was eine Immobilie einbringt und wer zur Zahlung verpflichtet ist. Es gibt eine Zeile pro Einheit und eine Spalte pro Fakt über dieses Mietverhältnis. Die Gesamtsumme am Ende sollte mit dem übereinstimmen, was tatsächlich auf dem Bankkonto eingeht.

Sie beantwortet drei Fragen auf einmal. Wie hoch sind die aktuellen Einnahmen der Immobilie? Wie sicher sind diese Einnahmen in den nächsten zwölf Monaten? Und welche Einheiten bringen derzeit überhaupt nichts ein?

Diese drei Fragen erklären, warum das Format in der gesamten Branche so einheitlich ist. Ein Leser, der das Layout kennt, kann alle drei Fragen in weniger als einer Minute beantworten – und genau das ist der Sinn eines Standarddokuments.

Hausverwalter nutzen sie monatlich für das operative Geschäft und Eigentümer für die Bewertung. Kreditgeber prüfen sie bei der Kreditprüfung (Underwriting) und Käufer während der Due Diligence. Deshalb muss dasselbe Dokument einer Prüfung durch jemanden standhalten, der jeden Grund hat, einen Fehler darin zu finden.

Was in eine Rent Roll gehört

Es gibt kein einziges vorgeschriebenes Format, aber die folgenden Spalten sind das, was ein Leser erwartet. Wenn eine davon fehlt, führt das unweigerlich zu einer Nachfrage per E-Mail.

• Kennung der Einheit – Nummer oder Adresse, übereinstimmend mit den Angaben im Mietvertrag
• Typ und Größe der Einheit – Schlaf- und Badezimmer oder Quadratmeterzahl bei Gewerbeimmobilien
• Name des Mieters – oder „Leerstehend“
• Beginn und Ende des Mietverhältnisses – die beiden Daten, die für jede Frage zum Ablauf entscheidend sind
• Aktuelle Monatsmiete – was vertraglich vereinbart wurde, nicht was budgetiert war
• Marktmiete – Ihre Einschätzung, für wie viel die Einheit heute vermietet werden könnte
• Hinterlegte Kaution
• Sonstige wiederkehrende Gebühren – Parkplatz, Haustiergebühr, Lagerraum, Nebenkostenerstattung
• Offener Saldo – Rückstände zum Stichtag der Aufstellung
• Belegungsstatus – belegt, leerstehend oder vermietet, aber noch nicht bezogen

Bei dieser letzten Zeile ist Vorsicht geboten, und der nächste Abschnitt erklärt, warum.

Zwei optionale Spalten sind bei Bedarf durchaus sinnvoll. Eine Spalte für Zugeständnisse (Concessions) erfasst mietfreie Monate oder Einzugsgutschriften, was verhindert, dass die vertraglich vereinbarte Miete fälschlicherweise als Effektivmiete gelesen wird. Eine Spalte für Verlängerungsoptionen vermerkt das Recht des Mieters auf Verlängerung. Ein Käufer bewertet ein Gebäude anders, wenn die Hälfte der Mietverträge nach Ermessen des Mieters verlängert werden kann.

Bei der Belegungsspalte schleichen sich die meisten Fehler in Rent Rolls ein

Die meisten Fehler in einer Rent Roll sind keine Rechenfehler. Es sind Klassifizierungsfehler – insbesondere die Frage, was mit einer Einheit zu tun ist, für die ein unterschriebener Mietvertrag vorliegt, in der aber noch kein Mieter wohnt.

Das Programm „Housing Vacancies and Homeownership“ des Census Bureau veröffentlicht die nationale Leerstandsquote für Mietwohnungen und ist in diesem Punkt präzise. Die Quote ist definiert als „der Anteil des Mietbestands, der zur Vermietung leer steht“.

Es fügt dann eine Klarstellung hinzu, die in den meisten internen Tabellen fehlt: „Vom Nenner ausgeschlossen sind ganzjährige Einheiten, die vermietet sind, aber auf den Bezug warten.“

Mit anderen Worten: In der offiziellen statistischen Erfassung gilt eine vermietete, aber leerstehende Einheit nicht als verfügbarer Bestand. Sie bringt heute weder Miete ein, noch ist sie auf dem Markt verfügbar.

Wählen Sie eine Methode, vermerken Sie diese auf dem Dokument und wenden Sie sie konsequent an. Eine Tabelle, die stillschweigend physische und wirtschaftliche Belegung vermischt, liefert zwei verschiedene Zahlen, je nachdem, wer die Spalte zusammenrechnet. Genau das ist die Diskrepanz, die der Analyst eines Kreditgebers finden wird.

Dies ist über die interne Ordnung hinaus von Bedeutung. Das Census Bureau stellt fest, dass die Leerstandsquote bei Mietobjekten „eine Komponente des Index der führenden Wirtschaftsindikatoren ist“. Die von Ihnen gewählte Definition entscheidet also darüber, ob die Kennzahl Ihres Portfolios überhaupt mit einem nationalen Benchmark verglichen werden kann.

Was Sie vor dem Start benötigen

Tragen Sie diese Unterlagen zusammen, bevor Sie überhaupt etwas öffnen. Das Erstellen einer Rent Roll ist im Wesentlichen ein Abgleich, und für einen Abgleich müssen beide Seiten vorliegen.

Die Mietakte für jede Einheit, einschließlich Änderungen und Verlängerungen. Die Mietbelege oder Bankeinzahlungen der letzten drei Monate. Ihre aktuelle Rückstandsliste. Eine Notiz über etwaige Zugeständnisse (Concessions) – mietfreie Monate, Zeiträume mit reduzierter Miete oder Einzugsgutschriften, durch die sich die vertraglich vereinbarte Miete von der tatsächlich eingezogenen unterscheidet.

Wenn diese Daten in verschiedenen Systemen liegen, ist das völlig normal. Das ist auch der Grund, warum die manuelle Erstellung einen ganzen Tag dauert.

Eine Gewohnheit spart später Zeit: Notieren Sie sich vor dem Start den Stichtag und verwenden Sie ihn überall. Rückstände, Belegung und Salden ändern sich täglich. Eine Tabelle, die über drei Tage hinweg ohne festes Datum zusammengestellt wird, lässt sich mit keinem einzigen Bankkontoauszug abgleichen.

Dasselbe gilt für das Hauptbuch, mit dem Sie die Daten abgleichen. Rufen Sie es einmal für denselben Stichtag ab, anstatt es mitten im Prozess zu aktualisieren.

Wie man eine Rent Roll mit KI erstellt

Die Arbeit hier besteht nicht im Tippen. Es geht darum, einen Stapel von Mietverträgen zu lesen und aus jedem die gleichen acht Fakten herauszufiltern. Jeder Mietvertrag führt diese in einer etwas anderen Reihenfolge auf.

Diese Extraktion ist der Teil, den man getrost einem Agenten überlassen kann.

Schritt 1: Mietverträge und Zahlungsbelege hochladen

Öffnen Sie Powerdrill Bloom und erstellen Sie einen Arbeitsbereich für die Immobilie. Laden Sie die Mietverträge als PDF, das Mietbuch oder den Bankexport sowie alle Tabellen hoch, die Sie derzeit führen.

Gemischte Formate sind hier völlig in Ordnung und zu erwarten. Mietverträge kommen als gescannte PDFs, Hauptbücher als CSV oder Excel und die bestehende Tabelle in dem Format, das die letzte Person erstellt hat.

Die Zusammenführung in einem Arbeitsbereich macht den Gegenabgleich erst möglich. Der Mietvertrag weist eine Zahl aus, und das Hauptbuch zeigt, was tatsächlich eingegangen ist.

Schritt 2: Beschreiben Sie die benötigte Rent Roll

Fordern Sie die Tabelle in natürlicher Sprache an und nennen Sie die gewünschten Spalten. Eine Zeile pro Einheit, mit Einheitsnummer, Mieter, Mietbeginn und -ende, aktueller Monatsmiete, Marktmiete, hinterlegter Kaution, offenem Saldo und Belegungsstatus.

Formulieren Sie Ihre Belegungsregel in derselben Anweisung explizit – ob eine vermietete, aber noch nicht bezogene Einheit als belegt, leerstehend oder mit einem eigenen Status versehen wird. Wenn Sie dies hier einmal festlegen, bleibt die Spalte über alle Zeilen hinweg konsistent.

Bitten Sie um eine Kennzeichnung für jede Einheit, bei der der Betrag im Mietvertrag und der Betrag im Hauptbuch voneinander abweichen. Das sind die Zeilen, die jeweils eine Minute menschliche Aufmerksamkeit wert sind.

Schritt 3: Gekennzeichnete Zeilen prüfen und exportieren

Arbeiten Sie zuerst die Abweichungskennzeichnungen ab, denn dort verbirgt sich das echte Geld. Wenn für eine Einheit weniger gezahlt wird, als im Mietvertrag steht, liegt das meist an einem nicht erfassten Zugeständnis. Wird mehr gezahlt, gibt es meist eine Verlängerung, die nie in die Akte aufgenommen wurde.

Gleichen Sie dann die Gesamtsummen mit Ihren tatsächlichen Einzahlungen für den Monat ab. Wenn das Endergebnis mit der Bank übereinstimmt, exportieren Sie die Tabelle nach Excel oder als Dokument für den Kreditgeber.

Jede Zahl lässt sich bis zu der Datei zurückverfolgen, aus der sie stammt. Das macht den Export absolut belastbar, wenn jemand nach der Herkunft einer Zahl fragt.

Wie man eine manuell in Excel erstellt

Wenn das Portfolio klein genug ist, ist der manuelle Weg durchaus noch machbar.

Erstellen Sie eine Zeile pro Einheit und die zuvor aufgeführten Spalten. Tragen Sie die Kennungen der Einheiten zuerst und vollständig ein, auch die der leerstehenden – eine Rent Roll, die leere Einheiten auslässt, stellt die Performance zu gut dar und fliegt sofort auf.

Arbeiten Sie sich Mietvertrag für Mietvertrag vor, anstatt Spalte für Spalte. Einen Mietvertrag einmal zu öffnen und die gesamte Zeile auszufüllen, ist besser, als jeden Mietvertrag zweimal zu öffnen. Es verringert auch das Risiko, dass in einer Zeile die Daten des vorherigen Mieters landen.

Fügen Sie eine Validierungsspalte hinzu, die die eingezogene Miete von der vertraglich vereinbarten Miete für den Monat abzieht. Jeder Wert ungleich Null ist entweder ein Rückstand oder ein Zugeständnis und sollte sich in einem Satz erklären lassen.

Summieren Sie die vertraglich vereinbarte Miete, die eingezogene Miete und die Rückstände separat. Drei Gesamtsummen erzählen eine Geschichte, die eine einzige Summe verschweigt. Die Lücke zwischen den ersten beiden ist die Zahl, nach der ein Kreditgeber als Erstes fragen wird.

Rent Roll versus T12: Was die beiden Dokumente zeigen

Diese beiden Dokumente werden fast immer zusammen angefordert, und Branchenneulinge werfen sie oft in einen Topf.

Eine Rent Roll ist eine Momentaufnahme. Sie beschreibt die Immobilie zu einem bestimmten Stichtag – wer in welcher Einheit wohnt, wie viel zahlt und bis wann. Sie ist insofern zukunftsorientiert, als die Enddaten der Mietverträge Aufschluss darüber geben, was im nächsten Jahr ansteht.

Eine T12 (Trailing Twelve Months) ist ein historischer Rückblick. Sie zeigt die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der letzten zwölf Monate und erfasst somit Saisonalität, Fluktuationskosten, Reparaturen und alles andere, was die Rent Roll außen vor lässt.

Ein Kreditgeber gleicht beide miteinander ab. Die Rent Roll sagt aus, was die Immobilie einnehmen sollte; die T12 zeigt, was sie tatsächlich eingenommen hat. Eine große und ungeklärte Lücke zwischen diesen beiden Werten ist der schnellste Weg, um einen Kreditprüfungsprozess ins Stocken zu bringen.

Erstellen Sie zuerst die Rent Roll. Sie ist das Dokument, an dem die T12 gemessen wird.

Wie Sie Ihre Rent Roll mit Marktdaten abgleichen

Sobald die Tabelle korrekt ist, stellt sich als Nächstes die Frage, ob die Zahlen gut sind.

Ihre eigene Spalte für die Marktmiete ist eine Schätzung, und Schätzungen können abweichen. Das Programm „Housing Vacancies and Homeownership“ des Census Bureau veröffentlicht vierteljährliche Leerstandsquoten für Mietobjekte sowie Datentabellen und Jahrestabellen. Diese bieten Ihnen einen externen Anhaltspunkt dafür, ob Ihr Leerstand für den Zeitraum normal oder spezifisch für Ihre Immobilie ist.

Vergleichen Sie auf Basis derselben Definition. Ihre interne Quote zählt vermietete, aber leerstehende Einheiten vielleicht als belegt, während der Benchmark sie aus dem Nenner ausschließt. In diesem Fall messen die beiden Zahlen nicht dasselbe, und der Vergleich wird Sie in die Richtung führen, die gerade gelegen kommt.

Häufige Fehler

Leerstehende Einheiten in der Tabelle weglassen. Die Rent Roll wird so zu einer Liste zahlender Mieter statt zu einer Aussage über die Immobilie, und die daraus resultierende Belegungsquote ist falsch.

Budgetierte Miete anstelle der vertraglich vereinbarten Miete verwenden. Das Budget ist ein Plan. Eine Rent Roll erfasst Verpflichtungen.

Zugeständnisse (Concessions) ignorieren. Eine Einheit für $2,000 mit zwei mietfreien Monaten ist über die Laufzeit des Mietvertrags keine $2,000-Einheit. Ein Käufer wird dies normalisieren, ob Sie es tun oder nicht.

Enddaten von Mietverträgen veralten lassen. Abgelaufene Mietverträge, die in ein monatlich kündbares Verhältnis übergegangen sind, müssen auch so gekennzeichnet sein. Ein Kreditgeber liest ein in der Vergangenheit liegendes Enddatum entweder als Fehler oder als nicht verlängertes Mietverhältnis.

Jeden Monat ganz von vorne anfangen. Die Tabelle sollte aus den Quelldaten neu generiert werden, anstatt sie aus der Kopie des Vormonats abzutippen. Durch das Abtippen verfestigen sich Fehler, da niemand eine Zahl überprüft, die bereits da war.

FAQs

Was ist eine Rent Roll? Es handelt sich um eine einheitenweise Aufstellung der Mietverhältnisse einer Immobilie: wer die einzelnen Einheiten bewohnt, was gezahlt wird, wann der Mietvertrag endet und was geschuldet wird. Das Dokument wird für das operative Geschäft, die Bewertung, die Kreditvergabe und die Due Diligence verwendet.

Was sollte eine Rent Roll enthalten? Kennung der Einheit, Typ oder Größe der Einheit, Name des Mieters sowie Beginn und Ende des Mietvertrags. Dazu kommen die aktuelle Miete, die Marktmiete, die Kaution, sonstige wiederkehrende Gebühren, der offene Saldo und der Belegungsstatus.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rent Roll und einer T12? Eine Rent Roll ist eine Momentaufnahme der aktuellen Mietverhältnisse zu einem bestimmten Stichtag. Eine T12 zeigt die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der letzten zwölf Monate. Kreditgeber lesen sie zusammen, um zu vergleichen, was eine Immobilie einnehmen sollte und was sie tatsächlich eingenommen hat.

Wie zähle ich eine Einheit, die vermietet, aber noch nicht bezogen ist? Wählen Sie eine Methode und vermerken Sie diese auf dem Dokument. Die Definition des Census Bureau für den Mietleerstand schließt vermietete, aber noch nicht bezogene Einheiten aus dem Nenner des verfügbaren Bestands aus – eine absolut vertretbare Konvention, der man folgen kann.

Kann ich eine Rent Roll aus Mietverträgen im PDF-Format erstellen? Ja. Der Extraktionsschritt, bei dem aus jedem Mietvertrag dieselben Felder ausgelesen werden, eignet sich hervorragend für einen KI-Arbeitsbereich. Laden Sie auch die Zahlungsbelege hoch, damit die vertraglich vereinbarten Beträge mit den tatsächlich eingegangenen Zahlungen abgeglichen werden können.

Fazit

Das Dokument beweist seinen Wert dadurch, dass es abgleichbar ist. Jede beliebige Person kann eine Tabelle mit Einheiten und Mieten erstellen. Die Version, die einer Due Diligence standhält, ist diejenige, bei der sich jede Zahl auf einen Mietvertrag zurückführen und mit einer Einzahlung abgleichen lässt.

Definieren Sie die Belegung korrekt, beziehen Sie die leerstehenden Einheiten mit ein und kennzeichnen Sie jede Lücke zwischen vertraglich vereinbarten und tatsächlich eingezogenen Beträgen. Dann ist das Dokument nicht mehr nur eine Tabelle, die irgendjemand pflegt, sondern ein echter Beleg.

Wenn Ihre Mietverträge PDFs sind und Ihr Hauptbuch eine Tabelle ist, ist dieser Abgleich der mühsame Teil. Testen Sie Powerdrill Bloom kostenlos – laden Sie die Mietvertragsdatei und das Hauptbuch zusammen hoch und lassen Sie die Abweichungen automatisch aufdecken.

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Quellen: U.S. Census Bureau, Housing Vacancies and Homeownership · HUD, Office of Asset Management Owners and Portfolio Oversight