So erstellen Sie eine PowerPoint-Vorlage: Eine vollständige Anleitung
Um eine PowerPoint-Vorlage zu erstellen, öffnen Sie den Folienmaster, bearbeiten Sie den Master und seine Layouts und speichern Sie die Datei dann als .potx. Microsoft drückt es ganz einfach aus: Wenn Sie eine Präsentation als PowerPoint-Vorlagendatei speichern, können Sie diese „mit Ihren Kollegen teilen und wiederverwenden“. Die gesamte Arbeit dauert etwa eine Stunde, sobald Sie wissen, welche Layouts Sie benötigen.
Damit erhalten Sie eine einheitlich aussehende Präsentation. Schneller einsatzbereit wird sie dadurch jedoch nicht. Dieser Leitfaden deckt beide Hälften ab: die von Microsoft dokumentierte Vorlage und die wiederkehrenden Inhalte, die eine Vorlagendatei nicht enthält.
Was eine PowerPoint-Vorlage eigentlich ist
Eine Vorlage ist eine gespeicherte Datei, die Ihren Folienmaster, Ihre Folienlayouts, Ihr Design und Ihre Platzhalter enthält. Wenn Sie eine neue Präsentation auf dieser Basis öffnen, ist jede Folie bereits vorstrukturiert. Die richtigen Schriftarten, die richtige Logoposition und die richtigen leeren Felder sind bereits vorhanden.
Die Support-Seite von Microsoft nennt die Anforderung direkt beim Namen: „Um eine Vorlage zu erstellen, müssen Sie einen Folienmaster und eine Reihe von Folienlayouts ändern.“ Wenn Sie den Folienmaster überspringen, haben Sie lediglich eine hübsch formatierte Präsentation, aber keine Vorlage.
Die Dateiendung .potx
Eine PowerPoint-Vorlage wird als .potx und nicht als .pptx gespeichert. Dieser Unterschied ist in der Praxis entscheidend. Das Öffnen einer .potx-Datei erstellt eine neue Präsentation auf deren Basis, sodass niemand versehentlich die Masterkopie überschreibt, während die Präsentation für diesen Monat erstellt wird.
Vorlage versus Design
Diese Begriffe werden oft synonym verwendet, sind aber nicht dasselbe.
Ein Design ist die Kombination aus Farben, Schriftarten und Effekten, die Sie über die Registerkarte „Folienmaster“ anwenden. Die Anleitung von Microsoft beschreibt das Hinzufügen als Auswahl eines „farbenfrohen Designs mit speziellen Schriftarten und Effekten“ aus dem Katalog.
Eine Vorlage ist die gespeicherte Datei, die ein Design sowie Ihren Folienmaster, Ihre Layouts und Ihre Platzhalter enthält. Ein Design gestaltet eine Präsentation neu. Eine Vorlage liefert das Skelett der Präsentation.
Welche Foliengröße Sie verwenden sollten
Legen Sie dies zuerst fest, da eine spätere Änderung jedes von Ihnen erstellte Layout verschiebt. Wählen Sie auf der Registerkarte „Entwurf“ die Option Foliengröße > Benutzerdefinierte Foliengröße und wählen Sie die gewünschte Ausrichtung und die Abmessungen aus. Breitbild eignet sich für die Bildschirmfreigabe; Hochformat eignet sich für Dokumente, die ausgedruckt oder auf einem Smartphone gelesen werden.
Microsoft weist darauf hin, dass Sie an derselben Stelle unter Ausrichtung auch die Ausrichtung für alle Folien auf Hochformat oder Querformat festlegen können.
Was Sie vor dem Start benötigen
Drei Dinge – und keines davon ist gestalterisches Talent.
- Eine Präsentation, die Sie bereits zweimal erstellt haben. Zwei Durchläufe reichen aus, um zu sehen, welche Folien wiederkehren und welche einmalig waren.
- Die dahinterstehende Datenquelle. Meistens ein Export: ein CRM-Bericht, eine Finanzarbeitsmappe, eine Produktanalyse-CSV.
- Eine Entscheidung darüber, was unverändert bleibt. Layout, Abschnittsreihenfolge und Diagrammtypen können festgelegt werden. Zahlen und Kommentare nicht.
Schreiben Sie die Reihenfolge der Abschnitte Ihrer letzten Präsentation auf, bevor Sie PowerPoint öffnen. Diese Liste ist der eigentliche Wert, und die meisten Teams verzichten darauf, sie zu erstellen.
So erstellen Sie Schritt für Schritt eine PowerPoint-Vorlage
Die eigenen Anweisungen von Microsoft sind kurz und es lohnt sich, sie genau zu befolgen.
Option 1: Mit einer leeren Datei beginnen und die Arbeitsfläche einrichten. Öffnen Sie Datei > Neu > Leere Präsentation. Wählen Sie auf der Registerkarte Entwurf die Option Foliengröße > Benutzerdefinierte Foliengröße und wählen Sie Ihre Ausrichtung und Abmessungen.
Option 2: Die Masteransicht öffnen. Wählen Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Masteransichten die Option Folienmaster. Microsoft beschreibt, was Sie vor sich sehen: „Der Folienmaster ist das größte Folienbild ganz oben in der Folien-Miniaturansichtsliste links neben Ihren Folien. Die zugehörigen Folienlayouts befinden sich unter dem Folienmaster.“
Alles, was Sie im Master ändern, vererbt sich auf die darunter liegenden Layouts. Alles, was Sie an einem einzelnen Layout ändern, gilt nur für Folien, die dieses Layout verwenden. Diese Hierarchie richtig zu verstehen, macht den Unterschied aus zwischen einer Vorlage, die Sie an einer einzigen Stelle pflegen, und einer, die Sie an neun Stellen korrigieren müssen.
Option 3: Die Layouts gestalten und Platzhalter hinzufügen. Auf der Registerkarte Folienmaster können Sie ein Design aus dem Katalog anwenden, den Hintergrund mit Hintergrundformaten ändern und Platzhalter hinzufügen. Microsoft weist darauf hin, dass ein Platzhalter „Text, ein Bild, ein Diagramm, ein Video, Sound und andere Objekte“ enthalten kann.
Um einen Platzhalter hinzuzufügen, wählen Sie das Layout im Miniaturansichten-Bereich aus, wählen Sie Platzhalter einfügen, bestimmen Sie einen Typ und ziehen Sie ihn mit der Maus auf. Ziehen Sie an einer Ecke, um die Größe zu ändern, ziehen Sie am Rand, um ihn zu verschieben, und wählen Sie den Rahmen aus und drücken Sie die Entf-Taste, um einen unerwünschten Platzhalter zu entfernen.
Speichern Sie die Datei anschließend als PowerPoint-Vorlage. Sie wird beim nächsten Mal, wenn jemand eine neue Präsentation öffnet, neben den integrierten Optionen angezeigt.
Eine Vorlage aus einer bestehenden Präsentation erstellen
Die meisten Menschen beginnen eher mit einer bestehenden Präsentation als mit einer leeren Datei. Der Weg ist derselbe, mit einem zusätzlichen Schritt zu Beginn. Öffnen Sie die Präsentation, die Sie standardisieren möchten, und entfernen Sie jede Folie, deren Inhalt spezifisch für diesen Monat war. Behalten Sie ein Beispiel für jeden wiederkehrenden Folientyp. Öffnen Sie dann den Folienmaster und verwandeln Sie diese Beispiele in Layouts.
Zwei Gewohnheiten beschleunigen diesen Prozess. Löschen Sie den Inhalt, aber behalten Sie die Geometrie bei, sodass der Platzhalter dort landet, wo sich das Diagramm tatsächlich befand. Und widerstehen Sie dem Drang, elf Layouts zu behalten, nur weil es einmal elf Folienformen gab. Drei bis fünf Layouts decken die meisten wiederkehrenden Business-Präsentationen ab.
Sie können auch mit etwas bereits Gestaltetem beginnen. Unsere Übersicht über kostenlose PowerPoint-Vorlagen für die Datenanalyse umfasst fertige Präsentationen, die Sie auf einen Master reduzieren können. Das ist eine Abkürzung für den gestalterischen Teil, nicht für den inhaltlichen Teil.
Wo die Vorlage an ihre Grenzen stößt
Lesen Sie die offizielle Seite aufmerksam durch und achten Sie darauf, was sie abdeckt. Foliengröße, Ausrichtung, Designs, Hintergrundformate, Platzhalter, Master, Layouts. Jede Anweisung dreht sich um den Container.
Die Dokumentation beschränkt sich ganz bewusst auf den Container. Sie sagt Ihnen nicht, welche acht Folien Ihr monatlicher Geschäftsbericht benötigt, in welcher Reihenfolge sie erscheinen sollen oder welche Kernaussage jede einzelne treffen sollte. Dieser Teil ist keine Formatierungsentscheidung, und keine Layouteinstellung kann Ihnen diese abnehmen.
Die zweite Hälfte der Arbeit bleibt also manuell. In jedem Durchlauf öffnet jemand die Datei des Vormonats neu, löscht die alten Zahlen, fügt neue ein, schreibt jeden Titel um und hofft, dass nichts vergessen wurde. Die Vorlage hat dafür gesorgt, dass die Präsentation einheitlich aussieht. Schneller gemacht hat sie die Erstellung nicht.
Es gibt noch einen zweiten Nachteil, den man leicht übersieht. Jeder Durchlauf, der mit dem Kopieren der Datei des Vormonats beginnt, kopiert auch die Fehler des Vormonats. Die Fußnote, die niemand aktualisiert hat, die Diagrammachse, die jemand fest codiert hat, die Folie, die eigentlich nur ein einziges Mal relevant war. Eine aus einer Kopie erstellte Vorlage erbt all diese Fehler.
Wie Sie die inhaltliche Hälfte mit Powerdrill Bloom erstellen
Die Lösung besteht darin, die wiederkehrenden Inhalte als eigene Vorlage zu behandeln. Generieren Sie diese in jedem Durchlauf aus der Quelldatei und fügen Sie sie dann in die visuelle Vorlage ein, die Sie gerade erstellt haben.
Schritt 1: Laden Sie den Export hoch, auf dem die Präsentation basiert
Öffnen Powerdrill Bloom und laden Sie die Datei hoch, von der Ihre Präsentation abhängt. Excel, CSV, PDF und Dokumente sind im kostenlosen Tarif als unterstützte Uploads aufgeführt. Verwenden Sie denselben Export wie im letzten Durchlauf, damit der Vergleich fair ist.
Behalten Sie auch die unordentlichen Spalten. Im Freitext-Notizenfeld versteckt sich meist die Erklärung für eine Veränderung. Wenn Sie es vor dem Start löschen, werfen Sie die nützlichste Spalte der Datei weg.
Schritt 2: Beschreiben Sie die wiederkehrenden Abschnitte in natürlicher Sprache
Geben Sie Ihre zuvor erstellte Abschnittsliste in einem einzigen Prompt ein. Etwa so: Hauptergebnis, Trend im Vergleich zum Vorzeitraum, die drei größten Treiber, ein Risiko, eine Bitte. Fordern Sie ein Diagramm an, wo ein Diagramm hingehört, und eine kurze Kernaussage darunter.
Machen Sie genaue Angaben zum Vergleichszeitraum und zur Rundung. Diese beiden Details sorgen dafür, dass zwei Durchläufe tatsächlich vergleichbar sind – und es sind genau die beiden Dinge, die ein Mensch, der die Präsentation manuell neu erstellt, stillschweigend ändert.
Da jeder Wert zusammen mit der dahinterstehenden Zeile ausgegeben wird, können Sie erstaunlich viele Zahlen überprüfen, bevor sie auf einer Folie landen, und nicht erst danach.
Schritt 3: Exportieren Sie die Abschnitte und fügen Sie sie in Ihre Vorlage ein
Exportieren Sie das Ergebnis in Folien und wenden Sie dann Ihre gespeicherte Vorlage an, sodass die Layouts, das Design und die Platzhalter übernommen werden. Auf der Seite AI canvas werden PowerPoint, Bilder und Notion als Exportziele genannt.
Laden Sie im nächsten Durchlauf den neuen Export hoch und führen Sie denselben Prompt aus. Die visuelle Vorlage bestimmt das Aussehen. Der gespeicherte Prompt bestimmt den Inhalt.
7 Tipps für wiederkehrende Präsentationen
- Legen Sie die Reihenfolge der Abschnitte vor dem Design fest. Eine stabile Struktur sorgt dafür, dass sich eine Präsentation vertraut anfühlt. Schriftarten sind zweitrangig.
- Geben Sie jeder wiederkehrenden Folie eine feste Frage. Nicht „Umsatz“, sondern „Wurde der geplante Umsatz übertroffen und warum?“. Der Titel ändert sich jeden Monat, die Frage nicht.
- Erstellen Sie ein Layout pro wiederkehrendem Folientyp. Diagramm-plus-Kernaussage, Tabelle-plus-Notiz und Abschnitts-Trennseite decken die meisten Geschäftsberichte ab.
- Platzieren Sie den Platzhalter für die Kernaussage über dem Diagramm. Wenn der Satz keinen festen Platz hat, wird er oft weggelassen.
- Behalten Sie ein Anhang-Layout bei, das Sie auch leer lassen können. Hintergrunddetails gehören an einen vorhersehbaren Ort, nicht mitten in den Hauptfluss.
- Versionieren Sie den Prompt zusammen mit der Vorlage. Der Prompt ist die halbe Vorlage. Speichern Sie ihn am selben Ort und nicht im Chatverlauf von irgendjemandem.
- Sortieren Sie eine Folie aus, sobald niemand mehr danach fragt. In einer Vorlage sammeln sich mit der Zeit Folien an, die nur deshalb überleben, weil sie eben schon da sind.
Wie lange das beim ersten Mal dauert
Planen Sie einen Nachmittag ein, ungleich aufgeteilt. Der Master und die Layouts dauern etwa eine Stunde, sobald Sie wissen, welche Layouts Sie benötigen. Das Aufschreiben der Abschnittsreihenfolge und das Umwandeln in einen Prompt dauert länger, da hier die eigentliche Abstimmungsarbeit stattfindet.
Die Mühe zahlt sich im dritten Durchlauf aus, nicht im zweiten. Der zweite Durchlauf beweist, dass die Layouts funktionieren. Im dritten Durchlauf kann jemand anderes die Präsentation erstellen, ohne Sie fragen zu müssen, wie sie aufgebaut ist.
Was sich dadurch im Laufe eines Jahres ändert
| Arbeitsschritt | Nur Layout-Vorlage | Layout-Vorlage plus gespeicherter Prompt |
|---|---|---|
| Folien-Styling | Einmalig erledigt | Einmalig erledigt |
| Abschnittsreihenfolge | Wird von einer Person gemerkt | Im Prompt festgeschrieben |
| Zahlen für diesen Durchlauf abrufen | In jedem Durchlauf manuell | Aus dem neuen Export neu generiert |
| Kernaussagen umschreiben | In jedem Durchlauf manuell | Entworfen, dann bearbeitet |
| Risiko veralteter Zahlen | Bei jedem Einfügen vorhanden | Reduziert, da Zahlen neu generiert werden |
| Übergabe an Kollegen | Die Datei wird übertragen, der Ablauf nicht | Beides wird übertragen |
Die Vorlage im Team einführen
Eine Vorlage zahlt sich nur aus, wenn andere sie auch nutzen – und das ist eher ein Verteilungsproblem als ein Designproblem.
Platzieren Sie sie dort, wo eine neue Präsentation beginnt. Eine Datei auf einem gemeinsamen Laufwerk, die niemand öffnet, ist keine Vorlage. Sie muss das Erste sein, was erscheint, wenn jemand auf „Neu“ klickt.
Benennen Sie die Layouts in verständlicher Sprache. Diagramm + Kernaussage ist besser als Titel und Inhalt 3. Menschen wählen das Layout, dessen Name zu dem passt, was sie tun möchten.
Schreiben Sie maximal eine Seite Anleitung. Welches Layout für welche Folie, wo die Kernaussage hinkommt und wen man fragen kann. Alles, was länger ist, wird nicht gelesen.
Überprüfen Sie sie einmal im Quartal, nicht nie. Zehn Minuten Überprüfung, welche Layouts tatsächlich verwendet wurden, zeigen Ihnen, welche zwei Sie löschen können.
Häufige Fehler
Die Vorlage als Gesamtlösung zu betrachten. Eine .potx-Datei standardisiert das Erscheinungsbild. Sie enthält jedoch nicht die Argumentation, die Ihr Publikum letztendlich liest.
Zu viel sperren. Teams entfernen manchmal jeden bearbeitbaren Platzhalter, um das Design zu schützen. Die nächste Person erstellt ihre Folie dann in einem darüber schwebenden Textfeld, wodurch die Vorlage ihren Zweck verliert.
Mit einer Präsentation zu beginnen, die Sie nur einmal erstellt haben. Ein einzelner Durchlauf ist kein Muster. Warten Sie bis zum zweiten Durchlauf und erstellen Sie die Vorlage aus dem, was sich tatsächlich wiederholt hat.
Die Datenaktualisierung vergessen. Eine Vorlage stellt problemlos die Zahlen des letzten Quartals im Layout dieses Quartals dar. Das erneute Generieren aus der Quelldatei ist der einzige zuverlässige Schutz davor.
Zwei Versionen parallel nutzen. Jemand speichert eine persönliche Kopie, bearbeitet darin den Master, und schon nutzt die Hälfte des Teams eine andere Vorlage. Speichern Sie eine Datei an einem einzigen Ort und verweisen Sie alle darauf.
Für den Idealfall gestalten. Layouts, die um ein einziges, ordentliches Diagramm herum aufgebaut sind, funktionieren nicht mehr, sobald ein Abschnitt zwei Diagramme benötigt. Erstellen Sie ein geteiltes Layout, bevor Sie es tatsächlich brauchen.
Fazit
Erstellen Sie die PowerPoint-Vorlage so, wie Microsoft es dokumentiert: Legen Sie die Foliengröße fest, öffnen Sie den Folienmaster, erstellen Sie Ihre Layouts und Platzhalter und speichern Sie sie als .potx. Das deckt den Container ab und ist einen Nachmittag Arbeit absolut wert.
Kümmern Sie sich dann um die andere Hälfte. Behalten Sie die Abschnittsliste, behalten Sie den Prompt und generieren Sie den Inhalt in jedem Durchlauf neu aus dem Quell-Export, anstatt ihn neu abzutippen. Testen Sie Powerdrill Bloom mit der Präsentation, die Sie am häufigsten neu erstellen, und sehen Sie selbst, wie viel davon eigentlich nie wirklich neu war.
Häufig gestellte Fragen
Welche Dateiendung hat eine PowerPoint-Vorlage?
Eine PowerPoint-Vorlage wird als .potx-Datei gespeichert. Das Öffnen einer solchen Datei erstellt eine neue Präsentation auf Basis der Vorlage, weshalb die Masterkopie nicht versehentlich überschrieben wird.
Wie erstelle ich eine PowerPoint-Vorlage aus einer bestehenden Präsentation?
Öffnen Sie die Präsentation, löschen Sie den Inhalt, der für diesen Durchlauf spezifisch war, und behalten Sie ein Beispiel für jeden wiederkehrenden Folientyp. Öffnen Sie dann den Folienmaster, verwandeln Sie diese Beispiele in Layouts und speichern Sie die Datei als Vorlage.
Muss ich den Folienmaster bearbeiten, um eine Vorlage zu erstellen?
Ja. Microsoft sagt ganz deutlich: „Um eine Vorlage zu erstellen, müssen Sie einen Folienmaster und eine Reihe von Folienlayouts ändern.“ Der Folienmaster befindet sich ganz oben im Miniaturansichten-Bereich, die Layouts liegen darunter.
Was ist der Unterschied zwischen einer PowerPoint-Vorlage und einem Design?
Ein Design ist die Kombination aus Farben, Schriftarten und Effekten, die Sie über die Registerkarte „Folienmaster“ anwenden. Eine Vorlage ist die gespeicherte Datei, die ein Design zusammen mit Ihrem Folienmaster, Ihren Layouts und Ihren Platzhaltern enthält.
Kann eine Vorlage meine Zahlen auf dem neuesten Stand halten?
Nein. Eine Vorlage speichert Layout, Design und Platzhalter. Das Aktualisieren von Zahlen ist ein separater Schritt. Deshalb spart die Kombination der Vorlage mit einer wiederholbaren Methode zur Inhaltsgenerierung erst wirklich Zeit.