Wie man PDF in Excel umwandelt: 5 einfache Wege in 2026

Um ein PDF in Excel zu konvertieren, öffnen Sie Excel und wählen Sie Daten > Daten abrufen > Aus Datei > Aus PDF. Wählen Sie die Datei aus, markieren Sie im Navigator die gewünschte Tabelle und klicken Sie auf Laden. Die Tabelle wird in einem neuen Blatt eingefügt. Verwenden Sie für gescannte PDFs einen Konverter mit Texterkennung, wie Adobe Acrobat oder ein AI-Tool.

Dieser Leitfaden stellt fünf Wege vor, dies zu tun – von integrierten Excel-Tools bis hin zu AI. Er behandelt außerdem, welche Methode die richtige ist, zeigt ein Praxisbeispiel und erklärt, wie man die häufigsten Probleme nach dem Datenimport behebt.

Welchen Weg Sie wählen sollten

Jeder Weg eignet sich für eine andere Art von PDF.

Weg	Bestens geeignet für	Voraussetzungen
Weg 1: Excel Daten abrufen	Textbasierte PDFs mit klaren Tabellen	Excel mit Power Query
Weg 2: Adobe Acrobat Desktop	Lange oder gescannte PDFs, mit Kontrolle über Einstellungen	Ein Acrobat-Abo
Weg 3: Acrobat Online	Schnelle Einzelfälle im Browser	Ein Browser
Weg 4: Kopieren und Einfügen	Eine kleine Tabelle auf einer Seite	Ein beliebiger PDF-Reader
Weg 5: AI-Tools	Unordentliche Tabellen, viele Dateien oder Daten, die analysiert werden müssen	Ein AI-Tool-Konto

Zwei Fragen entscheiden in den meisten Fällen: Ist das PDF textbasiert oder ein Scan? Und benötigen Sie nur die Tabelle oder auch die anschließende Analyse?

Ein textbasiertes PDF erlaubt es Ihnen, Wörter mit dem Cursor auszuwählen. Ein gescanntes PDF ist ein Bild einer Seite. Scans benötigen eine Texterkennung, die Weg 2, 3 und 5 beherrschen.

Wenn das gleiche PDF jeden Monat eintrifft, bevorzugen Sie einen Weg, der sich wiederholen lässt. Die Abfrage von Excel kann aktualisiert werden, und ein AI-Tool kann dieselbe Anfrage erneut ausführen. Kopieren und Einfügen muss jedes Mal manuell erledigt werden.

Bevor Sie starten: Prüfen Sie Ihr PDF

Ein wenig Vorbereitung spart später Aufräumarbeit. Prüfen Sie zuerst diese Punkte:

• Können Sie den Text auswählen? Versuchen Sie, eine Zahl zu markieren. Wenn das nicht geht, ist das PDF ein Scan.
• Wo befinden sich die Tabellen? Notieren Sie die Seitenzahlen, damit Sie Deckblätter und Notizen überspringen können.
• Erstrecken sich Tabellen über mehrere Seiten? Mehrseitige Tabellen müssen kombiniert werden.
• Gibt es verbundene Kopfzeilen? Zweizeilige Kopfzeilen führen oft zu seltsam aufgeteilten Spalten.
• In welchem Format liegen die Zahlen vor? Notieren Sie Währungszeichen sowie die Dezimal- und Tausendertrennzeichen.

Entscheiden Sie auch, was Sie am Ende benötigen. Eine saubere Tabelle für den Eigengebrauch erfordert weniger Arbeit als ein Bericht für jemand anderen.

Behalten Sie schließlich eine Kopie des Original-PDFs neben der Arbeitsmappe. Wenn eine Zahl später falsch aussieht, können Sie die Quellseite öffnen und in Sekunden prüfen. Diese Gewohnheit ist besonders wichtig für Abrechnungen und Rechnungen, die in Zahlungen oder die Buchhaltung einfließen.

Weg 1: Excel-Funktion „Daten aus PDF abrufen“ nutzen

Excel kann Tabellen mit Power Query direkt aus einem PDF lesen. Die Dokumentation von Microsoft besagt, dass der PDF-Connector „alle in einer PDF-Datei gefundenen Tabellen zurückgibt“. Der Connector ist in Excel, Power BI und Power Query Online allgemein verfügbar.

Dies sind die Schritte in Excel:

1. Öffnen Sie eine leere Arbeitsmappe.
2. Gehen Sie zu Daten > Daten abrufen > Aus Datei > Aus PDF.
3. Suchen Sie die PDF-Datei und wählen Sie Öffnen.
4. Wählen Sie im Navigator die gewünschte Tabelle oder Seite aus.
5. Wählen Sie Laden, um sie in ein Blatt einzufügen, oder Daten transformieren, um sie zuerst zu bereinigen.

Die Microsoft-Dokumentation beschreibt den letzten Schritt genauso. Im Navigator wählen Sie „Laden aus, um die Daten zu laden, oder Daten transformieren, um die Transformation der Daten im Power Query-Editor fortzusetzen“.

Mehrseitige Tabellen werden speziell behandelt. Die Dokumentation besagt, dass eine Einstellung namens MultiPageTables „steuert, ob ähnliche Tabellen auf aufeinanderfolgenden Seiten automatisch zu einer einzigen Tabelle kombiniert werden“. Diese ist standardmäßig aktiviert.

Große Dateien können langsam sein. Microsoft schlägt vor, „Seiten einzeln oder in kleinen Bereichen auszuwählen“, indem die Optionen StartPage und EndPage genutzt werden. Für viele PDFs gleichzeitig verweist die Dokumentation auf den Ordner-Connector.

Es gibt auch eine Web-Version. In Power Query Online können Sie laut Dokumentation „den Dateipfad oder die URL zum Speicherort der PDF-Datei angeben“. Eine lokale Datei können Sie hochladen oder hineinziehen.

Wenn das PDF online liegt, gibt die Dokumentation einen weiteren Tipp für Excel auf dem Desktop: „Verwenden Sie den Web-Connector, um eine Verbindung zur Datei herzustellen“. Das spart einen Download-Schritt bei Berichten, die Sie aus einem Portal beziehen.

Dieser Weg hat einen großen Vorteil: Die Abfrage merkt sich ihre Schritte. Wenn das PDF im nächsten Monat im gleichen Layout eintrifft, können Sie es einfach aktualisieren, anstatt von vorne zu beginnen.

Weg 2: Export mit Adobe Acrobat auf dem Desktop

Adobe Acrobat kann ein PDF direkt in eine Excel-Arbeitsmappe exportieren. Die Hilfeseite von Adobe hierzu wurde zuletzt am 22. Oktober 2026 aktualisiert.

Die Schritte laut Adobe-Hilfeseite:

1. Öffnen Sie das PDF in Acrobat.
2. Wählen Sie Konvertieren in der globalen Leiste.
3. Wählen Sie Microsoft Excel im linken Bereich und dann XLSX aus dem Dropdown-Menü.
4. Wählen Sie Zu XLSX konvertieren.
5. Wählen Sie einen Speicherort, geben Sie einen Dateinamen ein und wählen Sie Speichern.

Adobe erlaubt es Ihnen auch, den Export anzupassen. Die Hilfeseite listet Excel-Arbeitsmappeneinstellungen auf, in denen Sie „ein Arbeitsblatt für jede Tabelle, jede Seite oder das gesamte Dokument“ erstellen können. Numerische Einstellungen legen die Dezimal- und Tausendertrennzeichen fest. Die Einstellungen zur Texterkennung erlauben es Acrobat, „Textbilder bei Bedarf zu erkennen und die Sprache festzulegen“.

Diese letzte Einstellung ist wichtig für Scans. Die Adobe-Anleitungsseite besagt, dass Acrobat „automatisch eine Texterkennung durchführt“, wenn Ihre PDF-Dokumente gescannten Text enthalten.

Acrobat ist ein kostenpflichtiges Produkt. Prüfen Sie die Adobe-Preisseite für aktuelle Preise in Ihrer Region.

Weg 3: Im Browser konvertieren mit Acrobat Online

Für eine einmalige Datei bietet Adobe auch ein Browser-Tool an. Die Anleitungsseite besagt, dass Sie „den PDF-zu-Excel-Konverter in Ihrem Browser oder auf Ihrem Mobilgerät verwenden“ können. Das Ergebnis ist eine bearbeitbare Tabelle.

Der Ablauf ist kurz:

1. Öffnen Sie den Online-PDF-zu-Excel-Konverter von Adobe.
2. Laden Sie Ihr PDF hoch oder ziehen Sie es hinein.
3. Warten Sie, bis die Konvertierung abgeschlossen ist.
4. Laden Sie die Excel-Datei herunter und öffnen Sie sie.

Die Adobe-Seite behandelt auch Papierdokumente. „Einfach als PDF scannen und in Excel konvertieren“, heißt es dort, wobei die Texterkennung die Daten extrahiert.

Denken Sie vor dem Hochladen über den Inhalt nach. Bankauszüge, Gehaltsabrechnungen und Kundendaten können unter die Richtlinien Ihres Unternehmens für Online-Tools fallen. Im Zweifelsfall nutzen Sie Weg 1 auf Ihrem eigenen Computer.

Weg 4: Eine kleine Tabelle kopieren und einfügen

Für eine einzelne kleine Tabelle kann Kopieren und Einfügen ausreichen.

1. Öffnen Sie das PDF in Ihrem Reader.
2. Markieren Sie die Tabellenzeilen mit dem Cursor.
3. Drücken Sie Strg+C.
4. Klicken Sie in Excel in eine Zelle und drücken Sie Strg+V.

Das Eingefügte landet oft in einer einzigen Spalte. Wenn das passiert, markieren Sie die Spalte und nutzen Sie Daten > Text in Spalten. Wählen Sie Getrennt, wählen Sie dann das Trennzeichen (z. B. Leerzeichen oder Tabstopp) und schließen Sie den Assistenten ab.

Achten Sie nach dem Einfügen auf zwei Dinge: Zahlen mit Währungszeichen könnten als Text erkannt werden, sodass sie nicht addiert werden können. Daten könnten zwischen Monat-zuerst und Tag-zuerst vertauscht werden. Prüfen Sie eine Summe und ein Datum, bevor Sie mit den Daten weiterarbeiten.

Ein kleiner Trick hilft bei breiten Tabellen: Fügen Sie den Text zuerst in einen einfachen Texteditor ein, um die Abstände zu sehen. Wenn Spalten durch Tabstopps getrennt sind, klappt das Einfügen in Excel meist sauber.

Dieser Weg funktioniert für ein paar Zeilen. Bei mehr als einer Seite oder Tabellen mit verbundenen Zellen sparen Weg 1, 2 und 5 Zeit.

Weg 5: Konvertieren und analysieren mit AI

Manchmal ist die Tabelle nur der Anfang. Vielleicht benötigen Sie Summen, ein Diagramm oder eine Zusammenfassung der Daten aus dem PDF. Ein AI-Tool kann die Tabelle extrahieren und die Analyse in einem Durchgang erledigen.

Hier ist die Methode in drei Schritten unter Verwendung von Powerdrill Bloom.

Schritt 1: Laden Sie Ihr PDF hoch

Beginnen Sie mit dem PDF selbst. Das Convert PDF to Excel Tool gibt an, dass es „Tabellen aus PDFs in Sekunden extrahieren und sie als saubere Excel- oder CSV-Dateien herunterladen“ kann. Die Seite bittet Sie sicherzustellen, dass „die Datei klar und bereit für die Konvertierung ist, um die besten Ergebnisse zu erzielen“.

Wenn das PDF viele Tabellen enthält, notieren Sie sich, welche Sie benötigen. Das beschleunigt den nächsten Schritt.

Schritt 2: Beschreiben Sie die benötigte Tabelle in natürlicher Sprache

Fragen Sie nach dem Ergebnis. Zum Beispiel: „Konvertiere die Rechnungstabelle auf den Seiten 2 bis 4 in ein Excel-Blatt. Behalte die Beträge als Zahlen bei und füge eine Summenzeile hinzu.“

Sie können gleichzeitig eine Frage stellen, etwa welcher Lieferant den höchsten Saldo hatte. Das PDF to CSV Tool funktioniert für CSV auf die gleiche Weise und deckt „Finanzberichte, Inventarlisten oder Forschungsdaten“ ab.

Schritt 3: Prüfen Sie die Zahlen und laden Sie die Excel-Datei herunter

Vergleichen Sie ein oder zwei Summen mit dem PDF, bevor Sie die Datei verwenden. Laden Sie sie dann herunter.

Die Seite „Convert PDF to Excel“ gibt an, dass die Datei „bereit zur Verwendung ist, wobei Datenintegrität und Formatierung erhalten bleiben“. Wenn Sie ein Diagramm oder einen Bericht aus denselben Daten benötigen, kann der AI Report Generator diesen aus der konvertierten Datei erstellen.

Ein PDF-zu-Excel-Beispiel

Hier ist ein Praxisbeispiel für ein fiktives Unternehmen, Redwood Supply. Das Buchhaltungsteam erhält jeden Monat einen Kontoauszug eines Lieferanten als PDF und benötigt die Rechnungen in Excel.

Rechnung	Datum	Betrag
INV-1041	3. Okt	$1,250.00
INV-1042	8. Okt	$980.50
INV-1043	12. Okt	$2,415.75
INV-1044	17. Okt	$640.00
INV-1045	22. Okt	$1,815.25
INV-1046	28. Okt	$3,120.00
Gesamt		$10,221.50

Der Auszug ist ein textbasiertes PDF, daher funktioniert Weg 1. Das Team lädt die Tabelle mit „Daten abrufen“. Zwei Probleme treten auf: Die Spalte „Betrag“ wird wegen der Dollarzeichen als Text importiert, und die Zeile „Gesamt“ wird als normale Datenzeile eingestuft.

In Power Query ändern sie den Typ der Spalte „Betrag“ in Währung und filtern die Zeile „Gesamt“ heraus. Dann fügen sie ihre eigene Summe in Excel hinzu. Sie stimmt mit dem PDF ($10,221.50) überein, womit der Import abgeschlossen ist.

Im nächsten Monat speichern sie das neue PDF über die alte Datei und wählen Aktualisieren. Die gleichen Schritte werden erneut ausgeführt.

Die Daten beantworten auch eine Frage, die der Manager jeden Monat stellt. Zwei Rechnungen, INV-1043 und INV-1046, machen zusammen $5,535.75 aus. Das sind 54.2% des Auszugs. Eine einfache Sortierung nach Betrag bringt sie an die Spitze des Blattes.

Falls der Lieferant später stattdessen einen gescannten Auszug schickt, wechselt das Team für diesen Monat zu Weg 2 oder Weg 5. Die Texterkennung liest den Scan, und es gelten dieselben Bereinigungsschritte.

PDF zu Excel oder PDF zu CSV

Sie benötigen nicht immer eine Excel-Arbeitsmappe. Manchmal ist eine CSV-Datei das bessere Ziel.

Wählen Sie Excel, wenn:

• Sie Formeln, Diagramme oder Pivot-Tabellen hinzufügen möchten.
• Sie mehrere Tabellen in einer Datei auf separaten Blättern haben möchten.
• Die Datei an einen Kollegen geht, der in Excel arbeitet.

Wählen Sie CSV, wenn:

• Die Daten in ein anderes System fließen, wie eine Buchhaltungssoftware oder eine Datenbank.
• Sie eine flache Tabelle ohne Formatierung benötigen.
• Sie planen, sie in ein Analyse-Tool zu laden.

Beide Wege beginnen gleich. Unser Leitfaden zur Konvertierung von PDF in CSV behandelt den CSV-Weg im Detail. Die Einstellungen von Acrobat können ein Arbeitsblatt pro Tabelle erstellen, und Excel kann jedes Blatt über das Menü Datei als CSV-Datei exportieren. AI-Tools können in der Regel beide Formate mit einem Prompt liefern.

Häufige Probleme nach der Konvertierung beheben

Die meisten Konvertierungen erfordern ein paar Korrekturen. Dies sind die häufigsten.

Als Text gespeicherte Zahlen. Währungszeichen und Leerzeichen hindern Excel daran, Zahlen zu addieren. Ändern Sie den Spaltentyp in Power Query oder nutzen Sie Daten > Text in Spalten und schließen Sie den Vorgang ohne Änderungen ab.

Verbundene Kopfzeilen. Zweizeilige Kopfzeilen können leere oder geteilte Spalten erzeugen. Löschen Sie die zusätzliche Kopfzeile und benennen Sie die Spalten um.

Über Seiten verteilte Tabellen. Wiederholte Kopfzeilen erscheinen mitten in der Tabelle. Filtern Sie diese heraus oder lassen Sie sie durch die Mehrseiten-Option automatisch kombinieren.

Falsche Trennzeichen. Einige PDFs verwenden Kommas als Dezimaltrennzeichen. Legen Sie die Trennzeichen in den numerischen Einstellungen von Acrobat fest oder ändern Sie das Gebietsschema in Power Query.

Gescannte Seiten. Scans benötigen Texterkennung. Prüfen Sie eine Stichprobe von Zahlen sorgfältig, da Erkennungsfehler leicht übersehen werden.

Als Zeilen importierte Summen. Zwischensummen und Summenzeilen führen zu Doppelzählungen. Entfernen Sie diese und berechnen Sie sie in Excel neu.

Daten im falschen Format. Legen Sie den Spaltentyp auf Datum fest und bestätigen Sie die Reihenfolge von Monat und Tag.

Tipps für eine saubere Konvertierung jeden Monat

Ein paar Gewohnheiten machen die PDF-zu-Excel-Konvertierung wiederholbar.

• Behalten Sie denselben Dateinamen und Ordner bei. Eine aktualisierbare Abfrage muss die neue Datei finden können.
• Prüfen Sie jedes Mal eine Summe. So bemerken Sie fehlende Seiten oder ein geändertes Layout.
• Halten Sie den Rohimport getrennt. Führen Sie Bereinigungsschritte in Power Query aus, nicht manuell.
• Fragen Sie Absender nach der Quelldatei. Viele Berichte existieren als Excel oder CSV, bevor sie zu PDFs werden.
• Schützen Sie sensible Dateien. Nutzen Sie Desktop-Tools für vertrauliche Daten, es sei denn, Ihr Unternehmen genehmigt ein Online-Tool.

Wenn Sie bereit sind, Ihr nächstes PDF in eine saubere Tabelle zu verwandeln, testen Sie Powerdrill Bloom mit dem Auszug des letzten Monats.

Häufig gestellte Fragen

Wie konvertiere ich ein PDF kostenlos in Excel?

Nutzen Sie in Excel Daten > Daten abrufen > Aus Datei > Aus PDF, falls Sie Excel bereits besitzen. Für kleine Tabellen funktioniert Kopieren und Einfügen. Online-Konverter bieten zudem oft kostenlose Testversionen oder Gratis-Konvertierungen an.

Wie konvertiere ich ein PDF in Excel, ohne die Formatierung zu verlieren?

Nutzen Sie einen Konverter, der Tabellen intakt hält, wie den Export von Adobe Acrobat oder ein AI-Tool. Korrigieren Sie anschließend Zahlentypen und Kopfzeilen in Excel. Rechnen Sie bei komplexen Layouts mit etwas Aufräumarbeit.

Kann Excel ein PDF direkt öffnen?

Excel kann ein PDF nicht wie eine Arbeitsmappe öffnen, aber es kann Tabellen daraus importieren. Nutzen Sie Daten abrufen > Aus Datei > Aus PDF und laden Sie dann die benötigte Tabelle.

Wie konvertiere ich ein gescanntes PDF in Excel?

Nutzen Sie ein Tool mit Texterkennung. Adobe gibt an, dass Acrobat die Texterkennung bei gescannten PDFs automatisch ausführt. Auch AI-Tools können Scans lesen. Prüfen Sie die Zahlen danach sorgfältig.

Wie konvertiere ich eine mehrseitige PDF-Tabelle in Excel?

Nutzen Sie die Excel-Funktion „Daten aus PDF abrufen“. Laut Microsoft-Dokumentation können ähnliche Tabellen auf aufeinanderfolgenden Seiten automatisch zu einer Tabelle kombiniert werden. Entfernen Sie anschließend wiederholte Kopfzeilen.

Quellen: Microsoft Learn, Power Query PDF-Connector · Adobe Hilfe, PDFs in Microsoft Excel-Formate konvertieren · Adobe, So konvertieren Sie ein PDF in Excel.