Gemini in Google Workspace: App-übergreifende Decks, Zugriff und Alternativen (2026)

Am 9. September 2026 kündigte Google eine Änderung für Gemini in Google Workspace an. Es kann nun direkt aus der App heraus, in der Sie sich gerade befinden, eine Präsentation, ein Dokument oder eine Tabelle erstellen. Sie können die Anfrage aus Gmail, Drive, Docs, Slides oder Chat stellen. Die Datei wird zur Überprüfung in Ihrem Drive abgelegt.

Das ist ein kurzer Satz mit großen Auswirkungen für alle, die jeden Monat dieselbe Statuspräsentation erstellen müssen. Früher begann die Arbeit mit dem Wechseln des Tabs. Jetzt beginnt sie mit einem Prompt in dem Fenster, das Sie ohnehin schon geöffnet haben.

Was Google angekündigt hat und wann

Google hat die Änderung am selben Tag auf zwei offiziellen Kanälen veröffentlicht. Der Beitrag im Workspace Updates-Blog trägt das Veröffentlichungsdatum 9. September 2026. Der begleitende Beitrag im Google Workspace Blog weist in seinen Metadaten dasselbe Datum auf.

Die Einführung erfolgt schrittweise. Laut dem Update von Google hat der schrittweise Rollout für Domains mit Rapid Release und Scheduled Release am 2. September 2026 begonnen. Es kann bis zu 15 Tage dauern, bis die Funktion sichtbar wird.

Der Mechanismus wird ganz einfach beschrieben. Gemini „fungiert als intelligenter Orchestrator“, schreibt Google, und nutzt dabei Workspace Intelligence sowie tiefere App-Integrationen. Es sammelt Kontext „aus Ihren relevanten Dateien, E-Mails und Chat-Verläufen, je nachdem, welche Quellen Sie auswählen (oder Ihr Administrator freigegeben hat)“.

Fünf Funktionsbereiche werden genannt:

• Inhalte erstellen — generieren Sie „formatierte Google Docs, strukturierte Sheets oder gestaltete Slides im Hintergrund, die sicher in Ihrem Drive gespeichert werden“
• Tiefgehende Recherchen durchführen — fassen Sie Material aus verschiedenen Ordnern und langen Threads in einem zusammenfassenden Bericht mit Quellenangaben zusammen
• E-Mails entwerfen und senden — verfassen Sie E-Mails auf Basis von Besprechungsnotizen oder dem aktiven Dokument und öffnen Sie anschließend einen Entwurf in Gmail
• Besprechungen planen — finden Sie freie Zeiten oder lösen Sie Konflikte, ohne zu Calendar wechseln zu müssen
• To-dos im Blick behalten — tragen Sie Erinnerungen in Google Tasks ein

Was sich dadurch für die Präsentationen ändert, die Sie erstellen müssen

Das Beispiel mit der Präsentation steht bei Google an erster Stelle. Der eigene Beispiel-Prompt, der aus Chat heraus ausgeführt wird, lautet: „Erstelle eine Präsentation, die das Projekt Zebra mit den neuesten Updates skizziert.“ Ein zweites Beispiel, ausgeführt aus Drive, lautet: „Erstelle eine Präsentation mit Kundenerkenntnissen aus dem Projekt Zebra unter Verwendung meiner Projektdateien, einschließlich Tabellen, Berichten und E-Mails.“

Wenn man sich diese beiden Prompts genau ansieht, wird das Konzept deutlich. Das Rohmaterial ist all das, was sich bereits in Workspace befindet. Gemini sammelt es, entwirft die Folien und liefert einen Link zur Präsentation zurück.

Ein drittes Beispiel funktioniert umgekehrt. Aus Docs lautet der vorgeschlagene Prompt: „Verwandle diesen Vorschlag in eine leicht lesbare Präsentation für meinen Abteilungsleiter und verwende @Präsentation als Stilreferenz.“ Die Stilreferenz ist hierbei der interessante Teil. Sie verweist auf eine bereits existierende Datei und nicht auf eine Designauswahl.

Google weist auf ein Verhalten hin, das man vor dem Ausprobieren kennen sollte. In der Anmerkung zum Chat-Beispiel heißt es, dass Sie „möglicherweise feststellen, dass Gemini in diesem Prozess klärende Fragen stellt“. Im Blog wird zudem erwähnt, dass der Präsentations-Workflow „in Kürze an allen Orten verfügbar sein wird, an denen Sie Präsentationen in Workspace erstellen können“. Die Verfügbarkeit wird also noch weiter ausgebaut.

Zwei Sicherheitsvorkehrungen sind dokumentiert. Für alle ausgehenden Aktionen, wie das Versenden von E-Mails oder das Buchen von Terminen, zeigt Gemini „eine interaktive Vorschaukarte an, mit der Benutzer die Aktion vor der Ausführung überprüfen, bearbeiten und bestätigen können“. Zu den Berechtigungen schreibt Google: „Wenn der Benutzer keinen Zugriff auf ein Dokument hat, hat Gemini ihn auch nicht.“

Wer es heute schon nutzen kann

Google listet die Verfügbarkeit auf dieser Seite eher nach Edition als nach Preis auf. Das besagt die Ankündigung mit Stand vom 10. September 2026.

Editionsgruppe	In der Ankündigung beschriebener Zugriff
Business	Standard und Plus
Enterprise	Standard und Plus
Privatnutzer	Google AI Pro (Terminplanung ausgeschlossen) und Google AI Ultra
Andere Editionen	Frontline Plus, nur Terminplanungsfunktion
Education-Add-ons	Google AI Pro for Education
Andere Add-ons	AI Expanded Access

Zwei Einschränkungen finden sich im selben Abschnitt. Die Nutzung der erweiterten KI-Funktionen in den Workspace-Apps „unterliegt Nutzungslimits“. Zudem erfolgt die Einführung ausschließlich auf Englisch: „Zum Start wird diese Funktion nur auf Englisch unterstützt. Die Unterstützung für weitere Sprachen wird in Zukunft hinzugefügt.“

Wie man es aktiviert und was es an Limits kostet

Für die meisten Nutzer gibt es nichts zu installieren. Die Funktion erscheint in Gmail, Drive, Docs, Slides und Chat, sobald der schrittweise Rollout Ihre Domain erreicht. Google datiert diesen Rollout ab dem 2. September 2026, wobei es bis zu 15 Tage dauern kann, bis er sichtbar wird.

Was Sie jedoch kontrollieren können, ist die Quellenliste. In der Ankündigung wird ausdrücklich betont, dass Gemini den Kontext aus Dateien, E-Mails und Chat-Verläufen sammelt, „je nachdem, welche Quellen Sie auswählen (oder Ihr Administrator freigegeben hat)“. Diesen Satz sollte man eher als technische Einstellung denn als Marketing verstehen. Wenn die Präsentation mager ausfällt, sollten Sie als Erstes prüfen, welche Quellen einbezogen wurden, und nicht, welchen Prompt Sie verwendet haben.

Zusammen mit dem Start werden drei Einschränkungen dokumentiert, und alle drei sind bedeutender, als es den Anschein hat.

Die Nutzung wird kontingentiert. Google gibt an, dass die Nutzung der erweiterten KI-Funktionen in den Workspace-Apps „Nutzungslimits unterliegt“. Auf der Seite wird keine genaue Zahl genannt, sodass eine intensive tägliche Nutzung eher als offene Frage denn als geklärt anzusehen ist.

Zum Start nur auf Englisch. In der Ankündigung heißt es, dass die Unterstützung für weitere Sprachen in Zukunft hinzugefügt wird. Für ein Team, das Berichte in zwei Sprachen verfasst, entscheidet dies darüber, wie das Tool heute eingesetzt werden kann.

Die Terminplanung ist bei einigen Tarifen ausgeklammert. Google AI Pro wird ohne Terminplanung aufgeführt, und Frontline Plus ist als reiner Terminplanungs-Tarif gelistet. Wenn Kalenderaktionen der Hauptgrund für Ihr Interesse sind, prüfen Sie die Zeile der jeweiligen Edition, bevor Sie jemandem Versprechungen machen.

Wie steht es um den Datenschutz?

Zwei Aussagen in der Ankündigung decken die häufigsten Fragen ab. Zum Thema Training schreibt Google, dass Ihre Daten „nicht von Menschen überprüft oder zum Trainieren von Gemini-Modellen verwendet werden“. Beim Zugriff gilt das Prinzip der Vererbung statt einer neuen Berechtigungsebene: „Wenn der Benutzer keinen Zugriff auf ein Dokument hat, hat Gemini ihn auch nicht.“

Diese zweite Zeile sollte man intern besonders betonen. Sie bedeutet, dass der potenzielle Schaden eines unbedachten Prompts durch die Berechtigungen begrenzt ist, die die Person ohnehin schon hatte. Das ist ein wesentlich anderes Risikoprofil als bei einem Tool, das alles zentral indexiert.

Wo ein app-übergreifender Assistent an seine Grenzen stößt

Alles oben Genannte hängt von einer Bedingung ab: Das Material muss sich bereits in Workspace befinden oder in einer Quelle, die Ihr Administrator angebunden hat. Das ist ein sinnvoller Ansatz, und für Teams, die hauptsächlich in Drive arbeiten, beseitigt es echte Hürden.

Das ist eine ganz andere Ausgangslage als die, mit der viele Analysten tatsächlich konfrontiert sind. Ein Quartalsexport landet im Download-Ordner. Ein Dienstleister schickt eine Arbeitsmappe mit vier Tabs und einer verbundenen Kopfzeile per E-Mail. Ein Finanzsystem erzeugt eine CSV, die noch niemand bereinigt hat. In diesen Fällen stellt sich nicht die Frage, in welcher App Sie sich befinden. Es geht darum, was die Zahlen in dieser Datei aussagen und ob Sie Ihre Arbeit belegen können, wenn jemand eine Zahl anzweifelt.

Genau für diese Lücke wurde Powerdrill Bloom entwickelt. Sie laden die Datei hoch und stellen Ihre Fragen in natürlicher Sprache. Die Homepage beschreibt das Produkt als „den KI-Datenanalysten, der seine Arbeit belegt“. Zudem heißt es dort: „Jede Zahl wird mit der entsprechenden Seite, Zeile und dem dahinterstehenden Wert geliefert.“ Von dort aus kann derselbe Arbeitsbereich Folien, Dokumente, Tabellen und Bilder erstellen.

Hier kommen auch die entsprechenden Funktionsseiten auf unserer eigenen Website ins Spiel. Wenn das Ziel darin besteht, Folien aus einer Arbeitsmappe zu erstellen, deckt Excel to PPT diesen Weg ab. Die Seite topic to PPT deckt den Fall ab, dass Sie stattdessen mit einem Thema beginnen.

Die beiden Ansätze ergänzen sich meist, anstatt sich gegenseitig zu ersetzen. Nutzen Sie den Workspace-Assistenten, wenn sich der Kontext bereits in Workspace befindet. Greifen Sie zu einem Agenten mit Upload-Fokus, wenn der Kontext als Datei vorliegt.

Warum das Präsentations-Beispiel das spannendste ist

Von den fünf Funktionsbereichen automatisieren vier etwas, das Sie ohnehin getan hätten: eine E-Mail, ein Meeting, eine Erinnerung, eine Zusammenfassung. Bei der Präsentation verhält es sich anders, denn für deren Erstellung geht meist der Großteil der Woche drauf.

Das Drive-Beispiel von Google ist das ehrlichste Verkaufsargument. Es lautet: „Erstelle eine Präsentation mit Kundenerkenntnissen aus dem Projekt Zebra unter Verwendung meiner Projektdateien, einschließlich Tabellen, Berichten und E-Mails.“ Drei Quellentypen, ein Ergebnis, kein Tab-Wechsel. Wenn das mit Ihren Unterlagen zuverlässig funktioniert, spart das nicht nur eine Minute, sondern einen ganzen Nachmittag.

Die Einschränkung liegt im selben Satz. Es funktioniert mit Ihren Projektdateien, also denjenigen, die bereits mit den richtigen Freigaben in Drive liegen. Gemini in Google Workspace ist konzeptionell an diese Bedingung gebunden. Und genau diese Bedingung wird von den meisten Analysten in dem Moment hinfällig, in dem ihnen jemand eine Arbeitsmappe per E-Mail schickt.

Wissenswerte Alternativen

• Claude Cowork — ein Agent, dem Sie ein Ziel vorgeben. Auf der Produktseite von Anthropic heißt es, er „arbeitet über Ihre Dateien und Tools hinweg“ und „arbeitet direkt in den von Ihnen ausgewählten Ordnern und Tools“, um die Arbeit anschließend zur Überprüfung vorzulegen.
• Bricks — konzeptionell auf Dateien ausgerichtet. In den eigenen FAQ wird es beschrieben als „ein KI-Datenanalyst, der im Handumdrehen ansprechende Dashboards und Berichte aus Ihren CSV-, Excel- oder PDF-Daten erstellt“.
• Powerdrill Bloom — ein auf Uploads ausgerichteter Arbeitsbereich, der Antworten direkt mit der verknüpften Quellzeile liefert und diese anschließend in Folien, Tabellen oder Berichte umwandelt. Auf der Preisseite wird Free mit $0, Pro mit $13.27 pro Monat, Plus mit $26.60 und Premium mit $132.67 aufgeführt, jeweils bei jährlicher Abrechnung.

Wie Sie sich auf Anhieb entscheiden

Gemini in Google Workspace und ein auf Uploads ausgerichteter Agent beantworten unterschiedliche Fragen, daher geht es bei der Entscheidung meist eher um die Eingaben als um die Funktionen. Stellen Sie sich drei Fragen, bevor Sie eine Richtung wählen.

Wo liegt das Ausgangsmaterial? Innerhalb von Drive, Gmail, und Chat ist der Workspace-Weg der kürzeste. Auf Ihrer Festplatte oder in einem Export ist ein auf Uploads ausgerichtetes Tool schneller startklar.

Wer muss der Zahl vertrauen? Wenn eine Zahl im Meeting angezweifelt werden könnte, wählen Sie das Tool, das direkt auf die Zeile verweisen kann, aus der sie stammt.

Wie oft wiederholt sich der Vorgang? Bei einem monatlichen Turnus lohnen sich ein gespeicherter Prompt und eine feste Quellenliste. Bei einer einmaligen Analyse ist das Tool im Vorteil, das sich am schnellsten öffnen lässt.

Fazit

Das Update vom 9. September macht Gemini von einem Helfer innerhalb einer einzelnen App zu einem Assistenten, der eine Datei erstellt, während Sie an Ort und Stelle bleiben. Für wiederkehrende interne Updates auf Basis von Workspace-Material ist das eine echte Zeitersparnis, und die Regeln für Vorschaukarten und Berechtigungen sind sinnvolle Standardeinstellungen.

Seien Sie nur ehrlich, was Ihre Eingaben angeht. Wenn der Großteil Ihrer Analysen mit einer Datei beginnt, die Ihnen jemand geschickt hat, benötigen Sie stattdessen ein Tool, das genau dort ansetzt. Probieren Sie Powerdrill Bloom bei Ihrem nächsten Export aus und sehen Sie selbst, wie die Antwort direkt mit der verknüpften Quelle geliefert wird.

Häufig gestellte Fragen

Wann hat Gemini die Unterstützung für app-übergreifende Aufgaben in Google Workspace erhalten?

Google hat die Ankündigung am 9. September 2026 veröffentlicht. Der schrittweise Rollout für Domains mit Rapid Release und Scheduled Release begann am 2. September 2026. Es kann bis zu 15 Tage dauern, bis die Funktion erscheint.

Aus welchen Apps heraus kann ich Gemini Prompts senden?

Google nennt Gmail, Drive, Docs, Slides und Chat. Sie nutzen das Seitenpanel in Gmail, Docs und Slides, „Gemini in Chat fragen“ innerhalb von Chat und „Gemini in Drive fragen“ innerhalb von Drive.

Kann Gemini eine Präsentation erstellen, ohne Google Slides zu öffnen?

Ja. Googles eigener Beispiel-Prompt aus Chat lautet: „Erstelle eine Präsentation, die das Projekt Zebra mit den neuesten Updates skizziert.“ Das Ergebnis wird in Drive gespeichert und enthält einen direkten Link zur Präsentation.

Verwendet Gemini meine Dokumente, um die Modelle von Google zu trainieren?

In der Ankündigung von Google heißt es, dass Ihre Daten „nicht von Menschen überprüft oder zum Trainieren von Gemini-Modellen verwendet werden“. Zudem wird hinzugefügt, dass Gemini die bestehenden Zugriffsberechtigungen und Freigaberichtlinien des authentifizierten Benutzers respektiert.

Welche Sprachen werden zum Start unterstützt?

Nur Englisch. Google schreibt: „Zum Start wird diese Funktion nur auf Englisch unterstützt“, wobei die Unterstützung für weitere Sprachen später hinzugefügt werden soll.